Besluiten

Hieronder vindt u bondige en algemene informatie over deze stap van het proces, wat wij voor u kunnen doen en wat we van u verwachten.

Onder deze stap vallen de zitting van de Commissie en de uitspraak door de commissie (deze link leidt naar een pagina waar u meer informatie vind over de uitspraak door de commissie).

Wat gaan we voor u doen?

Een geschillenprocedure eindigt met een uitspraak van de commissie. Om tot de uitspraak te komen, komt de commissie eerst  samen om het geschil te bespreken. Dat noemen we de zitting. De commissie doet tijdens de zitting nog geen uitspraak. Wij sturen u de uitspraak doorgaans binnen 4 tot 6 weken toe, per post of via uw digitale zaak.

De commissie vindt het belangrijk dat u zich gehoord voelt en daarom kunt u – als u dat wilt – op de zitting aanwezig zijn. Dat kan op locatie en soms online.

Voordat de zitting plaatsvindt, heeft de commissie alle dossierstukken al gelezen. Tijdens de zitting mogen partijen hun standpunt toelichten en kan de commissie nadere vragen stellen over de inhoud van de zaak. Zo hebben zij een duidelijk totaalbeeld van de klacht.

Zoals hierboven al genoemd, kunnen partijen de zitting digitaal bijwonen en op locatie. Een derde optie is om de zitting helemaal niet bij te wonen. Hieronder zetten we de verschillende zittingen voor u uiteen.

Zitting op locatie
Als partijen de zitting fysiek willen bijwonen, worden zij minimaal 10 minuten voor aanvang verwacht op de zittingslocatie. Waar dat is, staat in de uitnodiging. De voorzitter van de commissie haalt u en uw eventuele vertegenwoordiger op wanneer de zitting begint. Dit geldt ook voor de andere partij als deze aanwezig is. 

Digitale zitting
Soms is het ook mogelijk de zitting digitaal bij te wonen. Dit is afhankelijk van de zittingslocatie. Hiervoor maken wij gebruik van ZOOM. Via uw computer of laptop kunt u vanuit huis inloggen en de zitting online volgen. Het gebruik van een mobiele telefoon raden wij af. Net als een zitting op locatie kunt u ook nu uw standpunt mondeling toelichten.

Meer informatie over een digitale zitting leest u hier (deze link leidt naar de pagina waar u meer informatie verkrijgt).

Zitting zonder partijen
Hoewel de commissie het op prijs stelt, is uw aanwezigheid bij de zitting niet verplicht. U hoeft dan ook niet naar een zittingslocatie te reizen of digitaal deel te nemen.

De commissie komt wel bijeen en bespreekt de inhoud van de klacht. Op basis van de dossierstukken maakt de commissie haar uitspraak.

In sommige gevallen worden partijen niet uitgenodigd voor een zitting, zoals een voorbeslissing. Bij zo’n zitting bespreekt de commissie of zij een klacht wel mogen (door)behandelen.

De zitting van de commissie is meestal binnen drie maanden nadat we de reactie van de aanbieder hebben gekregen. Dit hangt onder andere af van de beschikbaarheid van de commissieleden, de locatie en het aantal beschikbare zaken die door de commissie behandeld kunnen worden.

Wat verwachten we van u?

Voordat de zitting plaatsvindt, vragen we u onderstaande informatie goed door te nemen.

Hoe verloopt de zitting?
Wanneer u binnenkomt, vraagt de voorzitter u en eventuele andere aanwezigen te gaan zitten en stelt hij zichzelf en de commissieleden voor. De voorzitter heeft de leiding tijdens de zitting. Hij vat het geschil eerst samen en geeft daarna de standpunten van beide partijen weer, gebaseerd op de dossierstukken. Daarna vraagt hij aan u en aan de andere partij of u het eens bent met de samenvatting.

De voorzitter en de commissieleden kunnen u en de andere partij nu vragen stellen over de zaak. Naast beantwoording van de vragen kunt u ook uw standpunt toelichten. Wij wijzen u er wel op dat de zitting vooral bedoeld is om het beeld voor de commissie helder te krijgen. De commissie heeft alle stukken al voor de zitting gelezen, zodat een herhaling van uw schriftelijke standpunt niet nodig is.

Tijdens de mondelinge behandeling mogen partijen geen audio en/of video-opnamen maken. Onder omstandigheden kan de commissie toestaan dat de introductie van partijen en de commissie wordt opgenomen als alle aanwezigen daarmee akkoord zijn.

Hoe lang duurt een zitting?
De zitting duurt ongeveer een uur. Als de commissie weinig vragen heeft, omdat de klacht al duidelijk is, dan kan de zitting korter duren.

Wie zitten er in de commissie?
De commissie bestaat uit drie personen. Tijdens de zitting zit de voorzitter in het midden en daarnaast, aan beide zijden van de voorzitter, de twee commissieleden.

Het ene commissielid is voorgedragen door de betrokken brancheorganisatie en het andere commissielid door een consumenten- of patiëntenorganisatie. Bij een zakelijke klacht wordt het commissielid voorgedragen door MKB Nederland.

De voorzitter en de leden van de commissie zijn benoemd door het bestuur van De Geschillencommissie. Zij zijn volledig onafhankelijk en onpartijdig.
Hoewel de commissieleden zijn voorgedragen door een van de genoemde organisaties, betekent dit niet dat zij de belangen van één van de partijen (moeten) behartigen. Soms is er naast de commissie nog een secretaris aanwezig. De secretaris ondersteunt de commissie bij het oordelen over het geschil.

Datum en tijd van de zitting
Bij onze zorgcommissies plannen wij de zitting altijd ruim van tevoren in en melden we de datum en het tijdstip van de zitting aan partijen. Zo kunt u hier rekening mee houden in uw agenda. Als de zitting eenmaal gepland is, kunnen we dit niet meer veranderen.

Bent u toch onverwachts verhinderd, dan kunt u iemand anders vragen de zitting namens u bij te wonen. U moet ons dan laten weten wie er namens u naar de zitting gaat. Ook moet u deze persoon voor de zitting schriftelijk machtigen. U kunt hiervoor ons machtigingsformulier (deze link opent het bestandje van het machtigingsformulier) gebruiken.

Last-minute documenten
Partijen kunnen uiterlijk tot 5 werkdagen voor de zittingsdatum nog documenten toevoegen aan de zaak. Komen er na die termijn nog documenten binnen? Dan bepaalt de commissie of ze worden meegenomen in de behandeling van het geschil.

Te laat bij de zitting
Als u de zitting op locatie bijwoont, verwachten wij dat u minimaal 10 minuten voor de zitting aanwezig bent. Meld u zich altijd bij de receptie, dan weet de commissie dat u aanwezig bent.

Loopt u vertraging op tijdens de reis, geef dit dan direct telefonisch door aan de zittingslocatie. Het telefoonnummer staat op de uitnodiging. Omdat er elke dag meerdere zittingen plaatsvinden, kan de  commissie niet te lang op u wachten en behandelt de zaak dan zonder uw aanwezigheid.
Is de zitting nog bezig als u arriveert? Dan beslist de voorzitter of u nog naar binnen mag.

Na de zitting
Na de zitting beslist de commissie over uw zaak via een uitspraak. De uitspraak van de commissie sturen we u ongeveer vier tot zes weken na de zitting toe. Soms lukt dit niet, vanwege bijzondere omstandigheden. Als er vertraging ontstaat tijdens het opstellen van de uitspraak, laten wij u dat weten. In de tijd tussen de zitting en de uitspraak hoeft u niets te doen.

Wat gaan wij nu doen?

In de periode tussen het versturen van de uitnodiging en de zitting gaat de commissie de zitting voorbereiden. De commissie gaat alle stukken lezen en haar vragen voorbereiden.

Vragen en contact

Als u nog vragen heeft, dan helpen we u graag verder. U kunt u ons bereiken via telefoonnummer 070 – 310 53 10.

Volgende stap in deze fase: Uitspraak door de Commissie (deze link leidt naar de pagina over deze fase)